Fit im Dienst

Aktion "Fit im Dienst" startet im Bezirksamt Berlin-Neukölln "Die demographischen Veränderungen sind langsam und unklar, keiner ist zuständig und der Druck aus der Politik und aus der Gesellschaft fehlt – da wäre es verwunderlich wenn eine Verwaltung den demographischen Wandel von sich aus problematisiert", befand einmal Prof. Dr. Heinrich Mäding, vormals Präsident des Deutschen Instituts für Urbanistik (Difu). Dies gilt zumindest nicht für den Fachbereich Personal des Bezirksamts Berlin-Neukölln. Das Bezirksamt hatte im Sommer bei der Verlosung eines Beratungspaketes zum generationengerechten Personalmanagement im Rahmen der Aktion "Fit im Dienst" der Deutschen Rentenversicherung Bund und des Behörden Spiegel mitgemacht – und gewonnen. Mit einem ersten Treffen der Beteiligten beginnt nun die Projektphase der Aktion. Da schon bei der Ausschreibung die Mitarbeiterzahl der zu untersuchenden Behörde oder Abteilung von vorneherein auf maximal 100 begrenzt war, musste das Bezirksamt Berlin-Neukölln sich auf einen Bereich ihrer fast 2.000 Beschäftigte zählenden Verwaltung einigen. Ausgewählt wird voraussichtlich ein Bereich der Abteilung Bauwesen. "In diesem Amt, aber auch in anderen Ämtern, mit einem Durchschnittsalter von rund 48 bis 51 Jahren, gibt es einen großen Bedarf an neuen Instrumenten zum Gesundheits- und Personalmanagement", erläuterte Angela Bittner, die Leiterin des Fachbereichs Personal, bei der Vorbesprechung. Da die Aktion verwaltungsintern auf eine große Unterstützung treffen soll, waren zu dem Gespräch neben dem Fachbereich Personal auch der Personalrat, die Frauen- und die Schwerbehindertenbeauftragte eingeladen. Dr. Christina Stecker, die Projektleiterin von der Deutschen Rentenversicherung Bund, und ihr externer Projektmitarbeiter Alexander Kühl vom Söstra-Institut (Institut für sozialökonomische Strukturanalysen Berlin), der mit der Durchführung der Befragung beauftragt wurde, stellten das Prozedere der Beratung vor.

Work-Ability-Index-Befragung Die Untersuchung basiert auf dem Modellprojekt "GeniAL – Generationenmanagement im Arbeitsleben", bei dem die Deutsche Rentenversicherung kleine und mittlere Unternehmen über die betriebliche Gestaltung alternsgerechten Arbeitens berät. Das Instrumentarium der Untersuchung setzt sich im Wesentlichen aus zwei Bausteinen zusammen: einstündige Interviews mit rund 20 bis 30 Beschäftigten im Rahmen des Work-Ability-Index (WAI) und ein schriftlich auszufüllender Impulstest. Mit dem Work-Ability-Index (WAI) kann man den Stand der Arbeitsfähigkeit der Behördenmitarbeiter erfassen. "Die Beschäftigten sind die Experten ihrer eigenen Arbeitssituation, mit diesem Test kann man das Ohr an den Mund des Beschäftigten legen", erläuterte Alexander Kühl. Es ist ein Fragebogen, mit dessen Hilfe physische und psychische Belastungen abgefragt werden. Fragen sind z. B.: "Glauben Sie, dass Sie, ausgehend von Ihrem jetzigen Gesundheitszustand, Ihre derzeitige Arbeit auch in den nächsten zwei Jahren ausüben können?" oder "Haben Sie in der letzten Zeit Ihre täglichen Aufgaben mit Freude erledigt?"

Das erste Treffen im Bezirksamt Berlin-Neukölln. (Foto: BS/ckö)

Der Fragebogen wurde in den 1980er Jahren von finnischen Wissenschaftlern entwickelt, die zwölf Jahre lang Beschäftigte begleitet haben, um herauszufinden, wer arbeitsfähig bleibt, wer nicht und warum. Die Befragung wird nur mit Mitarbeitern der Abteilung durchgeführt, die sich freiwillig dazu bereit erklären, ist streng anonym und für den Berater gilt die Schweigepflicht.

Analyse der Arbeitsmotivation

Der Impulstest ist nicht so aufwändig wie die WAI-Methode, er wird schriftlich durchgeführt, dauert etwa zehn Minuten und geht an jeden Mitarbeiter des ausgewählten Bereichs. Mit ihm wollen Dr. Christina Stecker und Alexander Kühl die Ist-Situation der Beschäftigten mit der gewünschten Situation vergleichen. Dabei werden hauptsächlich "weiche Faktoren" wie soziale Rückendeckung, Arbeitsumfang, Gestaltungsspielraum etc. abgefragt – Indikatoren mit einer hohen Bedeutung für die Arbeitsmotivation. In dem Bezirksamt Berlin-Neukölln, ähnlich wie in vielen anderen Verwaltungen des Öffentlichen Dienstes, gehen in den nächsten acht Jahren rund ein Drittel der Beschäftigten in den Ruhestand.

Berlins Finanzsenator Thilo Sarrazin lässt dabei wenig Raum für Hoffnungen, dass in den nächsten Jahren in den Verwaltungen wieder mehr Personal eingestellt wird. So steht auch das Bezirksamt vor der Herkules-Aufgabe, die Arbeit mit weniger Personal erledigen zu müssen. "Daher ist es sehr wichtig, dass die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter auch im Alter erhalten bleibt.

Da trifft es sich sehr gut, dass wir dieses Beratungspaket gewonnen haben", dankte Personalamtschefin Angela Bittner der Deutschen Rentenversicherung Bund und dem Behörden Spiegel. "Wenn wir jetzt nichts unternehmen, werden in den nächsten Jahren die Leistungen der Verwaltung qualitativ leiden", sagte Hans-Joachim Berger vom Personalrat des Bezirksamtes Berlin-Neukölln. Der Personalrat ebenso wie die Frauen- und die Schwerbehindertenbeauftragte sagten ihre Unterstützung für das Projekt zu. Die Mitarbeiter-Befragungen, die etwa zwei Wochen dauern, sollen noch in diesem Jahr abgeschlossen werden. Danach folgt die Auswertung und ein nochmaliges Gespräch im Bezirksamt, wo die Ergebnisse vorgestellt werden und gemeinsam Vorschläge für Maßnahmen erarbeitet werden.

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Leitlinien mit Leben erfüllen

Die Aktion "Fit im Dienst" von der Deutschen Rentenversicherung Bund und dem Behörden Spiegel basiert auf dem Modellprojekt "GeniAL - Generationenmanagement im Arbeitsleben", bei dem die Deutsche Rentenversicherung kleine und mittlere Unternehmen über die betriebliche Gestaltung alternsgerechten Arbeitens berät. Alexander Kühl, externer Projektmitarbeiter vom Söstra-Institut (Institut für sozialökonomische Strukturanalysen Berlin), ist auch mit der Durchführung der Befragung im Bezirksamt-Neukölln im Rahmen der Aktion, beauftragt. Carsten Köppl sprach mit ihm über die Spezifika von demographiesensiblem Personalmanagement im Öffentlichen Dienst

Behörden Spiegel: Gibt es, bezogen auf eine alternsgerechte Personalpolitik, im Öffentlichen Dienst gegenüber der Privatwirtschaft Unterschiede oder Besonderheiten?

Kühl: Der Handlungsbedarf gestaltet sich unterschiedlich, da die Problemlagen andere sind. Zudem sind die Entscheidungswege im Öffentlichen Dienst andere. Gerade das Verhältnis zu übergeordneten Dienststellen und das nicht immer vorhandene Bewusstsein für eigene Spielräume vor dem Hintergrund anhaltender Sparmaßnahmen lässt so manche Initiative versanden. Aufgrund der anzutreffenden Rahmenbedingungen lässt sich Handlungsfähigkeit nur erreichen, wenn entsprechende, die zum Teil schon bestehen, Leitlinien mit Leben erfüllt werden. Hierzu bedarf es jedoch eines koordinierten und ressourcenuntersetzten Vorgehens. Die Privatwirtschaft kann sicherlich oftmals schneller reagieren, jedoch sind die zu erarbeitenden Bewältigungsstrategien als Prozess zu verstehen, der einer tragfähigen Strategie bedarf. Diese ist nur sehr selten anzutreffen. Zwar ist die Reaktionsgeschwindigkeit bei akuten Problemlagen im Öffentlichen Dienst aufgrund der Rahmenbedingungen geringer, jedoch sehe ich gerade hier gute Voraussetzungen für langfristige Vorgehensweisen, die eben nicht auf kurzfristige Gestaltungserfolge abzielen, sondern auf Nachhaltigkeit angelegt sind.

Behörden Spiegel: Was sind die häufigsten Probleme die Sie bei Ihren Befragungen im Öffentlichen Dienst herausgefunden haben – worunter "leidet" die Verwaltung am stärksten?

Kühl: Gerade die Personaleinsparungen der Vergangenheit in Kombination fehlender Neueinstellungen führten zu einem mancherorts sehr hohem Durchschnittsalter das oft bei 45 bis 55 Jahren liegt. Die häufig anzutreffende homogene Altersstruktur lässt künftig, wenn Teile der Belegschaften geschlossen in den Ruhestand gehen, eine Fachkräftemangel/-verlust erwarten. Daher geht auch die Sorge um, ob auch die Qualität öffentlicher Dienstleistungen gehalten werden kann. Mitunter sind schon Organisationsumstellungen wegen altersbedingter Abgänge zu beobachten. Eine steigende Arbeitsbelastung gepaart mit Überforderung durch Innovationsdruck führen mitunter extremen krankheitsbedingte Fehlzeiten. Zudem wird von Betroffenen häufig eine Perspektivlosigkeit geschildert, die eben das Fehlen einer alternsgerechten Personalentwicklung offenkundig werden lässt.

Behörden Spiegel: Setzen die Behörden ihre Ergebnisse dann auch in entsprechende Maßnahmen um oder gibt es ein Umsetzungsdefizit in den Behörden?

Kühl: Unsere Erfahrungen zeigen bisher ein eindimensionales Vorgehen mit geringer Nachhaltigkeit. Der Vorbereitung einer integrierten Strategie alternsgerechten Arbeitens fehlt oftmals eine fundierte analytische Grundlage. Wir offerieren eben ein Analysepaket, welches sich auf Beschäftigtenbefragungen mit Coaching-Elementen stützt. Diese Ausgangsbasis kombiniert mit einer stringenten Implementationsstrategie ist bisher nur sehr selten anzutreffen. Wir hoffen die Notwendigkeit eines solchen Vorgehens effektiv unseren Gesprächspartnern zu vermitteln und treffen oft auf Verständnis und Gestaltungswillen, jedoch sind die tatsächlich vorhandenen Handlungsspielräume der jeweiligen Einrichtungen nicht endgültig ausgelotet.

Behörden Spiegel: Was kostet alternsgerechtes Personalmanagement?

Kühl: Alternsgerechtes Personalmanagement ist sicherlich nicht zum Nulltarif zu haben, jedoch sind die Kosten für die Schaffung der Umsetzungsgrundlagen relativ niedrig. Insbesondere gilt es Leitbilder der Personalentwicklung zu schaffen, welche alle Altersgruppen einbeziehen, und auch erdachte Maßnahmen frühzeitig zu kommunizieren, um Akzeptanz zu schaffen. Um die Ganzheitlichkeit zu gewährleisten und eben nicht den Fokus wie bisher auf isolierte Maßnahmen wie bspw. Gesundheitsförderung oder Weiterbildung zu legen, sehe ich die Voraussetzungen im Öffentlichen Dienst als gegeben an. Der Wille zur Initiative steht im Vordergrund.

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Generationengerechtes Personalmanagement im Öffentlichen Dienst

In Kooperation mit		und dem Projekt

Hohe Beteiligung bei Aktion "Fit im Dienst"

Am 13. August endete die Bewerbungsfrist für die Aktion "Fit im Dienst", die gemeinsam von der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) und dem Behörden Spiegel ausgelobt wird. Insgesamt haben sich 68 Behörden um das kostenlose Beratungspaket zum generationengerechten Personalmanagement beworben. Die hohe Beteiligung zeigt, dass sich immer mehr Verwaltungen auch mit den "internen" Konsequenzen des demographischen Wandels beschäftigen. Bei der Aktion "Fit im Dienst" vergeben die DRV Bund und der Behörden Spiegel ein komplettes Beratungspaket mit einer Beratungs- und Analyseleistung von fünf bis sieben Arbeitstagen. Die Beratung wird durch ein Projektteam der DRV Bund durchgeführt und basiert auf Erfahrungen aus den Projekten "Smart Region" und "GeniAL". Der Gewinner des Beratungspaketes wird auf dem 3. Demographie-Kongress "Best Age" am 2. September bekannt gegeben.

Die Bewerber variieren über die gesamte Bandbreite des Öffentlichen Dienstes: Amtsgerichte, Polizeiinspektionen, Finanzämter, Gemeindeverwaltungen, Justizvollzuganstalten, Wasser- und Schifffahrtsämter und Abfallwirtschaftsbetriebe. Aufgrund der komplexen Beratungsleistung konnten sich nur Organisationseinheiten mit maximal 100 Mitarbeitern bewerben. Daher haben viele Bewerber einzelne Abteilungen, Referate oder Ämter ausgewählt, wie etwa: Gebäudemanagement, Baubetriebshof, Straßenmeisterei und Wirtschaftsbetriebe. Die kleinste Verwaltungseinheit die sich beworben hat, ist eine Gemeindeverwaltung mit sechs Mitarbeitern.

Hoher Problemdruck

Die eingereichten Bewerbungsbögen offenbaren einen hohen Problemdruck in der öffentlichen Verwaltung. Ein Durchschnittsalter über 50 Jahre ist keine Seltenheit. Viele Verwaltungen sind besonders von Personaleinsparungen betroffen – bei einer Behörde gab es seit 15 Jahren keine Neueinstellungen mehr. Weitere genannte Probleme sind: Burn out, steigende Arbeitsbelastung, hohe krankheitsbedingte Fehlzeiten, keine Lehrstellen, Fachkräftemangel, Konflikte zwischen älteren und jüngeren Mitarbeitern, Überforderung durch Innovationsdruck, Perspektivlosigkeit.

Der Gewinner der Aktion "Fit im Dienst" bekommt eine individuell auf die Problemlage der Organisationseinheit zugeschnittene Demographieberatung, die von einem Projektteam der Deutschen Rentenversicherung Bund durchgeführt wird. Eine Vorschau auf das Beratungspaket gibt Dr. Christina Stecker von der DRV Bund auf dem 3. Demographie-Kongress "Best Age" am 2. September im Forum III: "Demographiefestes Personalmanagement I". Im Anschluss an das Forum wird auch der Gewinner des Beratungspaketes bekannt gegeben. Zum Programm...

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Gesund, motiviert und produktiv arbeiten bis zur vorgesehenen Altersgrenze – gerade vor dem Hintergrund des demographischen Wandels wird ein professionelles Generationenmanagement im Öffentlichen Dienst immer wichtiger. Bei der Aktion "Fit im Dienst" vergeben die Deutschen Rentenversicherung Bund und der Behörden Spiegel an eine Behörde, Dienststelle oder Abteilung ein komplettes Beratungspaket mit einer Beratungs- und Analyseleistung von fünf bis sieben Arbeitstagen. Die Beratung wird durch ein Projektteam der Deutschen Rentenversicherung Bund durchgeführt und basiert auf Erfahrungen aus den Projekten "Smart Region" und "GeniAL".

WAS Sie bekommen können:

1. Ermittlung der Ausgangslage:

• Persönliches Aufklärungs- und Einstiegsgespräch zum alternsgerechten Arbeiten vor Ort
• Individuelle Situations- und Bedarfsanalyse unter Berücksichtigung der Altersstruktur und des Organisationsaufbaus, etc.
• Individuelle Vereinbarung über Inhalt und Fahrplan der Demographie-Beratung

2. Datenerhebung und Maßnahmenentwicklung:

• Erstellen einer Altersstrukturanalyse einschließlich Prognose der Entwicklung der Personalstruktur in den nächsten Jahren
• Mitarbeiterbefragung bzw. Potenzialanalyse zur Identifizierung von Sach- und Humanressourcen zum langfristigen Erhalt der Arbeitsfähigkeit und Gesundheit

3. Auswertung und Handlungsempfehlungen:

• Abschlussgespräch mit anonymisierter Ergebnisdarstellung vor Ort
• Aufzeigen von Entwicklungsperspektiven und Erarbeitung konkreter Umsetzungsempfehlungen für eine generationengerechte Personalpolitik
• Schriftlicher Handlungsleitfaden mit allen Ergebnissen

WER mitmachen kann:

• Aufgrund der komplexen Beratungsleistung (anonymisierte Mitarbeiterbefragung, Auswertung der Daten etc.) können sich nur Behörden, Dienststellen, Abteilungen oder Organisationseinheiten bis maximal 100 Mitarbeiter bewerben.
• Beispiele: Gemeindeverwaltungen, Abteilungen in Ministerien, Stadtwerke, Fachbereiche von öffentlichen Krankenhäusern (Unikliniken, Kreiskrankenhäuser, etc.), Polizeidienststellen, ...

WIE man mitmachen kann:

• Bis zum 13. August 2008 Bewerbungsbogen ausfüllen und zurückschicken an: Carsten Köppl, Behörden Spiegel, Kaskelstraße 41, 10317 Berlin, Tel.: 030/55 74 12-12, Fax: 030/55 74 12-33, carsten.koeppl@behoerdenspiegel.de

Bewerbungsbogen zum download

Der Gewinner wird auf dem 3. Demographie-Kongress am 2. und 3. September 2008 in Berlin vorgestellt. Die Beratung erfolgt dann nach gegenseitiger terminlicher Absprache.